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Flugmodus © Sylvia Nickel

18. August 2017
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24/7 ist etwas für Rookies | Über Nomophobie4 Minuten Lesezeit

Mit »24/7« oder »twentyfourseven« bedeutet Verfügbarkeit und Einsatzbereitschaft rund um die Uhr. Dabei ist dies alles andere als kundenorientiert oder effektiv. Lese in diesem Artikel, wie du die Verfügbarkeitsfalle vermeidest und warum du dies tun solltest.

Die ständige Verfügbarkeit entwickelte sich in den 1990ern als Gedanke einer konsequenten Kundenorientierung. Daran ist nichts falsch. Den ADAC können wir rund um die Uhr kontaktieren, ebenso wie Störungsstellen, Notfallambulanzen und andere Dienste. Doch dies ist eine organisatorische Verfügbarkeit, nicht die einzelner Menschen.

Ich bin »on« — also bin ich

Abends an Bushaltestellen vorbeizugehen ist mittlerweile ein bizarres Bild, denn die Wartenden sind zombiehaft von den Displays angeleuchtet, auf welche sie starren. Im digitalen Zeitalter scheint »on« das Nonplusultra zu sein. Doch wann lebst du, wenn du im Jetzt dauernd woanders bist?

Freilich, jederzeit verfügbar zu sein, mit allen und jedem ständig zu kommunizieren beweist Einsatzbereitschaft, Leistungswille, aber auch Leistungsfähigkeit? Ist es sinnvoll, freitags um zwei Uhr nachts die eingehende Mail eines Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden zu beantworten? Was löst diese Bereitschaftshaltung in der Organisation aus? Als Anfänger mag man stolz darauf sein, Mitglied der arbeitenden Gesellschaft zu sein. Doch nur solche Beginner oder Rookies schreien in die Welt »hallo, ich arbeite; seht ihr das?«. Für alle anderen ist dies normal und die meisten wünschen sich, einfach ungestört und konzentriert ihre Aufgaben zu bearbeiten.
Betrachte die Folgen dieser Nomophobie oder der NoMobile-Phone-Phobia.

Folgen der 24/7-Nomophobie

Nebst urplötzlichem Ableben aufgrund des plötzlichen Unfalltods im Straßenverkehr wegen Nichtwahrnehmung nahender Fahrzeuge reihen sich einige Nachteile der Nomophobie in die lange Liste der digitalen Verblödung ein:

  • anstatt achtsam deine Umgebung im Jetzt wahrzunehmen lebst du im Nirwana des Webspace.
  • Du riskierst reale soziale Beziehungen, weil du in persönlichen Gesprächen mit dem Smartphone beschäftigt bist anstatt dich auf dein Gegenüber zu konzentrieren.
  • wenn du ständig außerhalb der Geschäftszeiten per Messenger, Mail & Co kommunizierst erzeugst du Stress bei dir und bei deinen Kommunikationspartnern.
  • Du vergisst die ein einfachsten Dinge, weil du glaubst, alles stehe im Smartphone. —Manche Menschen sollen sich bereits einfachste Wegstrecken nicht mehr merken können, da sie sich nur noch auf Navigationssysteme verlassen.
  • Du reagierst eher auf den Vibrationsalarm als auf das gesprochene Wort deines Gegenübers.
  • Deine Kommunikationspartner gewöhnen sich daran, dass du ständig sofort reagierst.
  • Du überlastet dein Kurzzeitgedächtnis durch permanente Unterbrechungen des Gedankenflusses.

Hast du hast Angst, mobil nicht erreichbar zu sein? Dann probiere den Cut-off. Erlaube dir die Unerreichbarkeit, versuchsweise, für ein paar Minuten.

Slow Media: 3 Tipps für das 8/5-Berufsleben

Slow Media bedeutet, nur ein Medium zu nutzen und alle anderen währenddessen zu deaktivieren. E-Mail oder Messenger, Telefon oder Storyboard, NotizApp oder Kalender usw. Meine Lieblingsfunktion ist daher der Flugmodus. Diesen nutze ich

  1. während ich in einem Pomodori an einer Aufgabe arbeite,
  2. im persönlichen Gespräch bin,
  3. eine Pause genieße oder mich im Freizeitmodus befinde.

Den gelassenen, aber effektiven Umgang mit digitalen Helferlein sowie das Abstellen hausgemachter Stressoren erarbeiten wir im Erfolgsteam de-stress yourself, damit 8/5 —maximal acht Stunden an fünf Tagen — ausreichen.
Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit ohne das digitale Allzweckablenkungsmittel,
Sylvia Nickel

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Whatsapp-Messenger © Sylvia Nickel

11. August 2017
nach Sylvia Nickel
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Whatsapp: Booster oder Bremse?5 Minuten Lesezeit

Ich habe Whatsapp in den letzten Jahren gefühlt zehn mal installiert und nach kurzer Zeit wieder verbannt. Das passiert mir heute nicht mehr, denn der Whatsapp-Messenger kann wesentlich mehr als das obligatorische »thanks, God: it’s friday«-Bildchen, versehen mit dem Hastag #TGIF, verbreiten. Nutze Whatsapp nicht nur als privaten Kommunikationskanal.

Als typischer Bürotäter ist das Smartphone nebst Zeitmanager vor allem Telefon, Fotoapparat, Timer, Kalender und MP3-Player für mich. Etwas schräg schaue ich deshalb, wenn mich geschäftlicher Inhalt per Whatsapp erreicht. Also ließ ich mich vor einigen Monaten wieder einmal auf das Experiment ein und befasste mich mit den (neuen) Funktionen.

Whatsapp kann mehr als Textwüsten und nervige Katzenbildchen versenden

Whatsapp ist — wie andere Messengerdienste auch — mittlerweile mit umfangreichen Funktionen ausgestattet:

  • Versand von Text, Anhang von Dokumenten unterschiedlicher Art, Voice-Mail, Fotoversand;
  • Verteilerkreise/Gruppenbildung als auch einmalige Versenden an viele Empfänger (»Broadcasts«) sind möglich; sogar Newsletter lassen sich mittlerweile über die gängigen Dienste per Whatsapp versenden.
  • Im Büro kannst du WhatsApp Web aufrufen, um nicht ständig das Smartphone in der Hand halten zu müssen.
  • Der Chatverlauf lässt sich löschen oder bei Bedarf an eine E-Mail senden; diese ist insbesondere dann interessant, wenn geschäftliche Informationen ausgetauscht werden, welche zu einem Auftrag führen oder seiner Abwicklung diesen (sogenannte »Handelsbriefe«), denn diese unterliegen der Archivierungspflicht.

Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen Whatsapp-Nummern zur Kommunikation mit dem Konsumenten anbieten wie beispielsweise Apotheken (zwecks Vorbestellung) oder der ADAC (hier eine witzige Kampagne zur Mitgliedergewinnung und -kommunikation).
Gerade in Berufen, in welchen das Smartphone der einzig verfügbare Computer vor Ort ist, nimmt die Bedeutung zu, etwa zur Dokumentation von Schäden oder Bestandsaufnahmen im Handwerk, zur Koordination von Einsatzplänen in verschiedenen Dienstleistungen, als Notfall-Call für Ausfälle (ältere Semester erinnern sich an die berühmte »Telefonkette«).

Diese Funktionen und Einstellungen solltest du kennen

Damit Whatsapp oder andere Messenger keine Produktivitätsbremse werden, gibt es einige wesentliche Grundeinstellungen:

  1. Profilbild nur für Kontakte: Leider verwechseln viele Menschen Messenger mit Flirtbörsen. Aber auch zum Schutz vor Missbrauch deines Profilbildes solltest du diese nur den direkten Kontakten anzeigen (Einstellungen –> Account –> Datenschutz –> Profilbild).
  2. Zuletzt Online: Diese Information mag interessant sein, um abschätzen zu können, ob und wann ein Kontakt wieder online sein wird. Allerdings gehört diese Information nicht in die Öffentlichkeit. Du kannst zwischen» jeder«, »meine Kontakte« oder »niemand« wählen (Einstellungen –> Account –> Datenschutz –> Zuletzt online). Wählst du »niemand«, so sendet whatsapp lediglich eine Lesebestätigung ohne Zeitstempel an deine Kontakte; ebenso erhältst du keine Information über den Lesezeitpunkt deiner Nachrichten. Wann du etwas liest, sollte in deine Privatsphäre gehören. Letztlich wird auch ein Stalken durch den Zeitstempel begünstigt.
  3. Deaktiviere das Nachrichtenpopup und den Benachrichtigungston. So bestimmst du, wann du dich mit diesem Messenger befassen möchtest. (Einstellungen –> Benachrichtigungen)
  4. Alternativ lassen sich auch Gespräche stumm schalten, so dass du für ausgewählte Menschen immer »on« sein kannst (Kontaktoptionen –> Stummschalten). Dasselbe gilt auch für Gruppengespräche.
    Gib den Menschen eine Chance, welche dir häufig die berühmten ‚TGIF-Bildchen ungefragt senden und teile dies den betreffenden Kontakten mit bevor du sie ohne Hinweis blockierst (Kontaktoptionen –> Mehr –> Blockieren).
  5. Deaktiviere im Flugmodus auch den Datenverkehr. Whatsapp nutzt die Datenleitung und ist daher in mancherlei Flugmodi weiterhin aktiviert. Wenn du in deinen Stillarbeitszeiten wirklich Ruhe haben willst, dann deaktiviere auch die Datenverbindung bzw. W-LAN. So kommst du erst gar nicht in Verlegenheit, schnell zu schauen, ob eine Nachricht eingegangen ist 😉

Bei all den schönen Funktionen und dem zusätzlichen Kommunikationskanal solltest du Herrscher deiner Zeit bleiben und dich nicht vom Smartphone treiben lassen.

… und wie immer in der Kommunikation gilt: nutze den Kanal der Kontaktaufnahme für die Antwort und wechsele diesen nicht ungefragt, beispielsweise von E-Mail zu Whatsapp. Auch wenn Messenger statt Mail effizienter erscheint, so gelten auch hier Regeln, um insbesondere die Produktivität aller Beteiligten nicht zu torpedieren.

4 goldene Regeln für die Mail-/Messenger-Kommunikation

  1. So viel wie nötig – so wenig wie möglich. Das gilt für den Text, den Verteilerkreis als auch Höflichkeitsfloskeln.
  2. Duden ist sexy. Ob Abkürzung oder fehlende Satzzeichen. Insbesondere beruflich genutzt sollte auch die Messenger-Nachricht orthografisch korrekt sein.
  3. Löschen, was nicht rechtlich oder betrieblich notwendig ist. So entsteht kein Datenfriedhof.
  4. Geduld! Obwohl die Nachricht auf dem Smartphone landet, können sich andere im Gespräch, im Flugmodus oder einfach im Feierabend befinden. 24/7 ist etwas für Rookies, denn Offline ist der neue Luxus (viel Spaß mit dem Vortrag von Anitra Eggler)

Dieses Thema wird im Webinar Whatsapp statt Mail vertieft. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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Podcasts © Sylvia Nickel

4. August 2017
nach Sylvia Nickel
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Weiterbildung nach Maß: Podcasts3 Minuten Lesezeit

Podcasts ergänzen seit 2005 die Medienlandschaft. Dank einschlägiger Portale lassen sich Podcasts zu nahezu jedem Thema finden. Allerdings variieren die Qualitäten und die Frequenzen, in welchen neue Folgen erscheinen. Welche Podcasts in Sachen Selbstmanagement, Selbstmotivation und Arbeitsmethodik für dich interessant sein könnten, darum geht es in diesem Artikel.

Podcasts hören, reflektieren und lernen

An einem Tag in meiner Arbeitswoche habe ich einen großen Zeitblock reserviert. Dieser lautet »über den Tellerrand«. Ich höre Podcasts, lese Blogs und lasse meine Gedanken fließen. Häufig stehen am Ende viele Ideen im Generalbuch, von welchen ich nach Prüfung die eine oder andere umsetze, gerne auch schon simultan zum Podcast hören. Das war schon so als ich noch wissenschaftlich arbeitete: traditionell der Dienstag hatte einen großen Zeitblock, der sich des nicht zielgerichteten Studiums der Fachliteratur widmete, sondern Ankündigungen, Neuerscheinungen, Studien, Fachbeiträge. Es war mein »Bibliothekstag«.

Podcasts haben im Vergleich zum Lesestoff einen unschlagbaren Vorteil: man kann sie nebenbei hören, beispielsweise beim Rasenmähen, beim Aufräumen oder einfach auf der Bahnfahrt von A nach B. Das Angebot an Podcasts ist groß. Die Qualitäten wie auch die Themenspektren variieren sehr stark. Daher verrate ich dir meine Favoriten:

Meine Podcast-Favoriten

Zu meinen persönlichen Podcast-Favoriten gehören

Dass ausschließlich männliche Genossen in dieser Liste erscheinen, hat nichts mit Sexismus zu tun 🙂 Ich bin selbst erstaunt. Und vielleicht hören Frauen gerne Männerstimmen und umgekehrt.
Weitere Podcastempfehlungen hat Vivecca Frank hier zusammen gestellt. Diese Tipps bieten Dir einen guten Einstieg in die Podcastwelt. Folge Empfehlungen, Bewertungen, Rezensionen oder einfach den Podcasts der Menschen, deren Blogs du bereits folgst.

Podcastverwaltung

Hilfreich ist der Einsatz eines digitalen Assistenten, wenn du mehrere Podcasts abonnierst. Dieser nennt sich Podcatcher. Ich nutze iTunes, um meine Abonnements zu verwalten. Hierzu gibt dazu Alternativen wie Stitcher oder schlichtweg das Abonnements des RSS-Feed. So kann ich bei Bedarf auf die ungespielten Folgen meiner Favoriten zugreifen.

Einen entspannten Hörgenuss,
Sylvia Nickel
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Weniger ist Mehrwert © Sylvia Nickel

31. Juli 2017
nach Sylvia Nickel
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Zeitfallen im Büro erkennen und abstellen3 Minuten Lesezeit

Zeitfallen, Zeitdiebe, Zeitfresser. Das Phänomen hat viele Namen. Ich lade dich ein, deine Favoriten zu finden 🙂

Am Anfang war da der Gedanke …

  • »schnell noch mal E-Mail checken«
  • »….was war eigentlich auf XING los?«
  • »Moment, wie war das mit den Nachrichten?!?«
  • »ah, das Smartphone hat gerade gesurrt …«

Du kennst diese kleinen Ablenkungsmannöver? Diese lassen sich schonungslos mit RescueTime oder einem anderen Tracker aufdecken, übrigens auch die unzähligen Gelegenheiten, an den wir das Smartphone in den Händen halten.

Schlimmer sind die Gefälligkeiten, denn gut gemeint ist häufig alles andere als produktiv.

»Klar, mach‘ ich für dich«

Durch diese oder ähnliche Zusagen ohne Notwendigkeit unterbrichst du deine Aufgaben und ziehst die Schuhe anderer an. Ist dies wirklich sinnvoll in deiner Rolle in der Organisation? Was wäre, wenn der Chirurg das OP-Besteck selbst reinigt oder Verbände anlegt statt zu operieren? Vielleicht fehlt der Fokus, weil dir das (Tages-)Ziel nicht klar ist? Oder geht es einfach um das nette Miteinander? Was machen denn die Personen in der Zwischenzeit, deren Arbeit du nun erledigst?

»Dann reden wir darüber«

Gesteigert werden können Zeitdiebe allein durch kommunikatives Miteinander. Ein Schwatz hier, ein Schwatz da… ein Telefonat, das länger dauert als es muss, und ein Meeting, das nach 20 Minuten Klärung brachte, jedoch auf die angesetzte Dauer von 60 Minuten ausgedehnt wird.

Kommunikation ist wichtig, gerade für ein ausgeglichenes Miteinander, doch dann sollten wir uns eingestehen, dass der Kaffee eben in der Küche dem Socializing gehörte und nicht der Arbeitsvorbereitung 😉
Was ebenfalls viel Zeit kostet, ist der überhöhte Anspruch an sich selbst:

»Das geht noch besser«

Ja klar, aber es war von »fertig« die Rede und nicht von »perfekt«, — oder? Stell dir vor, du sitzt in einem Restaurant und wartest auf dein Dessert. Das kommt nicht. Nach einer Zeit fragst du nach und erhältst die Antwort »unser Koch lässt nur perfekte Desserts aus der Küche.« Würde das deine Zufriedenheit erhöhen? Perfektionismus ist ein fast so gemeiner Zeitdieb wie der fehlende Fokus, denn allein du selbst bist dafür zuständig.

Weniger ist Mehrwert © Sylvia Nickel

Keine Chance für Zeiträuber

So packst du die Zeiträuber beim Schopf:

  1. Was ist JETZT wichtig, so für die nächsten 30 Minuten? — Kläre dies und
  2. schalte JETZT Unterbrechungen aus (soweit es geht).
  3. Vermeide JETZT Ablenkungen durch andere geöffnete Programme, Unterlagen, die zu einem anderen Projekt gehören, die Gummibärchen auf dem Schreibtisch, die nur Appetit machen, usw.

Im Grunde ganz einfach: Weniger ist Mehrwert. Ein weniger an Ablenkung, Störung, Abschweifen der Gedanken, Unterhaltung, Perfektionismus und vor allem Unschlüssigkeit.

Dieses Thema betrifft einen Aspekt des Eisenhower-Prinzips. Es sind die Aktivitäten, die weder dringlich noch wichtig sind und daher am besten Nullkommanix an Aufmerksamkeit erfahren sollten. Diese Papierkorbaufgaben kosten einfach Energie.

Im Webinar so viel Power steckt in Eisenhower geht es um die volle Magie dieses Prinzips. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Fokussiertes und entspanntes Arbeiten,
Sylvia Nickel

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Aufschieberitis © Sylvia Nickel

24. Juli 2017
nach Sylvia Nickel
1 Kommentar

Wie du Aufschieberitis abstellst: 4 Fragen2 Minuten Lesezeit

Heute erreicht mich in der Sprechstunde die Aussage »ich habe Aufschieberitis.« Also aufschieben »müssen«wir nichts, denn selbst den ersten und den letzten Atemzug machen wir automatisch. Was natürlich mit einigen Fragen eingegrenzt werden kann, das sind Aufgaben, die aus vielerlei Gründen aufgeschoben werden.

Das Thema ist ein Klassiker im Selbstmanagement; auch ich habe da meine Baustellen … und lächele wenn ich mir die vier Fragen stelle.

Aufschieberitis © Sylvia Nickel

4 Fragen zu deiner Aufschieberitis

Dies sind meine Fragen, wenn es darum geht, den Knoten der Prokrastination bzw. der Aufschieberitis zu lösen:

  1. Kannst du das Aufschieben aus eigener Kraft beenden? — Normalerweise solltes du dies bejahen können; wenn nicht, ist die Frage, ob dich objektiv ein bestimmter Umstand davon abhält und wenn ja, welcher.
  2. Ist es wirklich wichtig? — Viele Aufgaben sind dem Perfektionismus geschuldet. Ein nice to do bringt jedoch keinen Fortschritt, weder für dich, noch für deine Kunden, Kollegen usw. Hat die Aufgabe einen Nutzen für eine Person?
  3. Passiert etwas, wenn die Aufgabe nicht jetzt erledigt wird? — Vielleicht kannst du die Aufgabe später besser erledigen. Lege dir einen Zeitraum fest bzw. übernehme diese Aufgabe in deine To-Do-Liste (falls sie dort nicht schon steht).
  4. Muss die Aufgabe in dieser Form erledigt werden? — Kannst du dir mit etwas Einsatz an Hirnschmalz die Bearbeitung, gerade auch bei wiederkehrenden Aufgaben erleichtern? Dann ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt darüber nachzudenken und die Schritte dafür umzusetzen.

Du hast eine oder mehrere Fragen mit »ja« beantwortet? Gratulation! Lege los.
Für alle anderen »Aufgaben« gilt: Schiebe sie auf die Nice-to-do-list und kümmere dich um das Tagesgeschäft 🙂

Eine Vertiefung bietet das Webinar die perfekte To-Do-List. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Entspanntes Arbeiten,
Sylvia Nickel
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Produktivitäts-Booster (c) Sylvia Nickel

21. Juli 2017
nach Sylvia Nickel
2 Kommentare

Zeit im Blick: Wann du eine Zeiterfassung starten solltest3 Minuten Lesezeit

Eine Ressource ist weltweit gleich verteilt: Die Zeit. Damit wir diese effektiv nutzen ist ein eine Zeitkontrolle sinnvoll. Dabei geht es nicht um eine Selbstoptimierung unter der Prämisse, noch mehr in derselben Zeit zu schaffen, sondern um Ent-Schleunigung für Deine beste Leistung.

Wann du deine Zeit erfassen solltest

Zeiterfassung und damit deren Kontrolle ist kein Selbstzweck, sondern soll dir helfen, deine Zeitinvestition zu reflektieren und für dich sinnvoll zu nutzen. Zeiterfassung bietet sich — abgesehen von organisatorischen Verpflichtungen und kaufmännischen Kalkulationsüberlegungen — immer dann an, wenn du merkst, dass

  • am Ende des Tages  viele Aufgaben übrig bleiben,
  • du dich gehetzt fühlst,
  • du ein Gefühl der Leere verspürst, wenn du auf den Tag zurück blickst.

Genau jetzt ist der Zeitpunkt, die Zeitfallen aufzudecken und zu analysieren. Erst, wenn die Ursachen identifiziert sind, kannst du einen Plan kreieren, um künftig diese zu umgehen und am Ende des Tages mehr Zeit für die Dinge zu haben, die dir wichtig sind.

Ein Leben nach Stoppuhr?

Die Aufzeichnung der Zeit für einzelne Tätigkeiten hat primär eine Aufgabe: Dokumentation für spätere Analyse. Vergiss also das innere Bild eines Trainers, der mit der Stoppuhr neben dir steht, um dich zu noch härter zu noch besserer Leistung anzuspornen. Erst einmal willst du dir einen Überblick verschaffen.

Die Zeiterfassung kann elektronisch oder papiergebunden erfolgen, jedoch in welcher Form?

  1. Zentral für alles: dies hat den Vorteil, dass Sie alles im Überblick haben. Es reicht ein kleine Exceltabelle wie in der Abbildung skizziert. Der Nachteil besteht darin, dass du stets Zugriff auf dein Erfassungsinstrument haben solltest, da ein zeitlich versetztes »Nachtragen« häufig darin endet, dies zu versäumen. Die zentrale Erfassung eignet sich für eine generelle Erhebung nach dem Motto: Worin investiere ich meine Zeit?
  2. Dezentral bei vielen Projekten: Erfassung mittels digitale oder papiergebundene Projektzettel (wie typischerweise in rechtsberatenden Berufen genutzt). Diese Methode eignet sich zur Kontrolle einzelner Arbeitsbereiche oder Projekte.
  3. Mobil. Zahlreiche Apps ermöglichen die Zeiterfassung via Smartphone. Manche Apps wie TimeSheet verfügen über eine Excel-Schnittstelle, so dass die Daten später weiter verarbeitet werden können. Hier erfolgt die Erfassung bei Bedarf für mehrere oder alle Aktivitäten.

Der positive Nebeneffekt einer Zeitaufzeichnung ist, dass Multitasking in verschiedenen Projekten nicht erfasst werden kann. Damit ist die temporäre Zeiterfassung ein Lernwerkzeug, sich der Prioritäten bewusst zu sein.

Ein paar Tipps für deine Zeitaufzeichnung:

  • Erfasse nur Arbeitszeiten und keine Pausenzeiten;
  • Erfasse nur die Zeiten, welche dich besonders interessieren, beispielsweise »Arbeit an Projekt XY« oder »Engagement für den Verein Z«;
  • Lege dir einen Zeitraum für die Erfassung und einen Termin mit dir selbst für die Auswertung fest; häufig genügen ein oder zwei Arbeitswochen, um die Zeitfresser zu erkennen.

Eine Zeiterfassung ist nur dann sinnvoll, wenn die erhobenen Informationen auch ausgewertet werden, beispielsweise um Fragen nach effizienter Bearbeitung, effektiver Organisation, der Delegation oder dem Outsourcing von Tätigkeiten zu stellen und Antworten zu finden. Kurzum: ziehe die Entlastungskarte. Für Selbständige tritt die Kalkulation hinzu. Rechnen sich die angebotenen Leistungen auch unter Berücksichtigung der vollständigen Arbeitszeiten? Bedenke: weniger ist Mehrwert.

Diese Methode sowie weitere flankierende Möglichkeiten werden im Online-Erfolgsteam „de-stress yourself“ vertieft. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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Konzentration © Sylvia Nickel

14. Juli 2017
nach Sylvia Nickel
1 Kommentar

Konzentration: Aus den Augen – aus dem Sinn2 Minuten Lesezeit

Da ist diese Aufgabe, die du schon den halben Vormittag vor dich hin schiebst. Es fehlt die Konzentration. Vielleicht kleben auch noch viele wunderbare Zettel mit mahnenden Gedankenschnipseln auf deinem Schreibtisch? Dann bist du reif für diesen Quicktip.

Ordnung und Konzentration

Äußere Ordnung fördert innere Konzentration. Spätestens seit Erscheinen des Buchs »Brain at work«von David Rock wissen wir, dass Multitasking und auch Dinge, die uns an andere Aufgaben als die derzeit bearbeitete erinnern, ablenken, ja geradezu die Gedanken und damit konzentriertes Arbeiten torpedieren.
Funktioniert es einmal überhaupt nicht mit der Konzentration, so nutze das Sprichwort wörtlich.

»Aus den Augen — aus dem Sinn.«

Räume alles aus dem sichtbaren Arbeitsbereich, das jetzt nicht zur Aufgabe gehört. Für ganz Ungeduldige: Lege die Dinge hinter dir ab. Natürlich sind Papier- und Utensilien-Burgen hinter dem Schreibtisch keine Dauerlösung. Es gilt daher, für mehr Ordnung in den Folgetagen zu sorgen, in dem alles, seinen Platz findet. Dieser ist nicht der Arbeitsbereich, denn hierhin gehören die jetzt für die Aufgabe benötigten Utensilien.
Ein kleiner Ansporn mag eine Tüte Müll täglich sein, um eine gesunde Ordnung zu erreichen.

Die Kehrseite: 72-Stunden-Regel

Der Tipp, kurzfristig alles, das nicht zur aktuellen Aufgabe gehört, aus dem Sichtfeld zu räumen, birgt auch ein Risiko: bleiben die begonnenen, aber noch nicht in Projekte, Arbeitspakete oder Aufgabenlisten eingearbeiteten „Erinnerungsstücke“ länger als drei Tage liegen, verschwinden sie im Archiv namens »da war was.« Ein gut funktionierendes Aufgabenmanagement hilft dir dabei, nicht in dieses Vergessensfalle zu tappen.

Diese Thema wird im monatlichen Webinar-Update »Karriere nach Maß« vertieft, wenn es heißt: Die Kunst, abzuschalten. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich  hier für dich zusammengestellt.

Ein entspanntes und konzentriertes Arbeiten,
Sylvia Nickel
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Weiterbildung (c) Sylvia Nickel

23. Juni 2017
nach Sylvia Nickel
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Was ist eigentlich „Weiterbildung“?5 Minuten Lesezeit

Vor rund 15 Jahren saß ich als freiberuflicher Trainer in einem Büro eines namhaften, sehr großen deutschen Unternehmens. Die gerade dem Bachelor entsprungene Mitarbeiterin fragte mich im Vorgespräch zum eigentlichen Termin nach meinen Weiterbildungsqualifikationen. »Vier Monographien binnen fünf Jahren und zahlreiche Fachbeiträge« antwortete ich wahrheitsgemäß und stieß auf einen fragenden Blick. In diesem Moment wurde mir klar, dass »Weiterbildung« für Personaler des letzten Jahrhunderts eine Ansammlung an Zertifikaten bedeutet, für mich jedoch Vertiefung eines Themas oder erst einmal generell die Auseinandersetzung damit, weniger das Sammeln von Papier. Was ist Weiterbildung im digitalen Zeitalter? Darum geht es in diesem Artikel.

Für wen lernst Du?

Bevor du dich nach Weiterbildung umschaust kläre diese Frage: suchst du Weiterbildung für eine Zertifikatesammlung im Lebenslauf oder zur Erweiterung deiner Fertigkeiten, Fähigkeiten und Kenntnisse, gar zur Vertiefung deiner Interessen? Dies mag ein Kriterium sein, die geeignete Weiterbildung zu finden. Die formalisierte Weiterbildung führt zu anerkannten und zumeist auf der Basis von Verordnungen oder fest stehenden Curricula durchgeführten Veranstaltungen. Manche so genannte Aufstiegsqualifikationen können überdies finanziell gefördert werden, über die Bildungsprämie, BAföG, den Bildungsscheck oder ein Bildungsstipendium, beispielsweise Fachwirt- und Meisterprüfungsvorbereitungslehrgänge. Doch das ist nur eine Seite der Weiterbildung, die formalisierte.

Wissen kann auch auf anderem Weg erworben werden, bei Vorträgen, ob online oder vor Ort, auf Kongressen, Barcamps, in Workshops und sogar bei einem Walk & Talk. Neben einer Vielzahl klassischen Seminaren und Kursen nimmt diese »Grauzone« der informellen Weiterbildung zu. Grauzone deshalb, weil hier nicht das Zertifikat im Mittelpunkt steht oder ein starrer Rahmenlehrplan im klassischen Frontalunterricht oder Kurssystem, sondern häufig auch Erfahrungsaustausch, Netzwerken sowie Info- und Edutainment. Lernen passiert, mit Freude, gehirngerecht, durch haptische Eindrücke und für das Lernen ungewöhnlichen Orten.

Agile Learning

Voneinander und situationsbezogen lernen; das steht hinter »agile learning«. Einen Serienbrief mit Word schreiben, aber leider keine Ahnung wie es geht? — Einfach die Word-Hilfe, youtube oder einen Mitarbeiter befragt. Markus Sassenrath definiert in seinem Buch New Management agile learning so:

»Weg von der Beschränkung auf institutionalisierte Aus- und Weiterbildungen, hin zu einem Verständnis, ständig Lernender und Lehrender zu sein.«

Das funktioniert hervorragend bei Software oder anderen »Werkzeug«-Anwendungen. Ein vollkommen neues Fachgebiet lässt sich auf diese Weise wohl weniger erschließen. Dafür gibt es dann auch Kurse, Jahresprogramme usw.

Folge deinen Interessen

Es gibt keine »falsche« Weiterbildung, es sei dann man wählte »keine« 🙂
Wenn dich nicht der »Nachweis« drückt, den du für einen bestimmten Entwicklungspfad benötigst, dann folge einfach deinen Interessen; auch wenn dir der berühmte »rote Faden« erst einmal nicht klar ist. Karrierepfade sind nicht mehr linear und die Arbeitswelt ist gerade in Zeiten der Digitalisierung dynamisch. Wer sich »privat« für die Gestaltung von Blogs oder Websites interessiert hat, wird vielleicht mit seinen Fachkompetenzen gepaart irgendwann einen Blog oder Social Media betreuen oder einfach eine Super-Idee für die kommunikative Vernetzung der Kolleginnen und Kollegen haben, etwa die Whatsapp-Gruppe für Übergabefragen zwischen Diensten. Der Kommunikationskurs kommt schon beim nächsten geschäftlichen Gespräch zum Tragen und selbst dem Workshop »ich bau mir meine Blockhütte« lassen sich interessante Erkenntnisse für die Gestaltung des Büroarbeitsplatzes abgewinnen.

3 Tipps für Deine Weiterbildung

Tipp #1: Master-CV

Halte alle Formen des Wissenswerwerbs in einer Datei fest. Dabei spielt die Beweisbarkeit in der Form einer Teilnahmebescheinigung zunächst keine Rolle. Stelle später und bei Bedarf einzelne Aktivitäten in deinem Lebenslauf heraus, z. B. wenn es um Vertrieb oder Kommunikation geht. Liste aber keinesfalls alle auf. Das führt schnell zu, Eindruck der »Überqualifizierung« bei den Entscheidern, vor allem wenn die Kenntnisse breit gestreut sind.

Tipp #2: Erkenne Deinen Schweinhund

Zwar lässt sich Weiterbildung sehr gut auch als E-Mail-Kurs, Fern-Lehrgang oder in einem virtual Classroom bewältigen, doch die Abbruchquoten sind mit dieser Methodik regelmäßig höher als mit konventionellen Kursen, zumindest auf die formale Weiterbildung, die Aufstiegsqualifikation bezogen. Es fehlt der Kursverband, die Kommunikation untereinander und manchmal bieten die Systeme zu viel Flexibilität. Manch ein einer benötigt auch einen gewissen Termindruck.
Finde heraus, welche Form für dich wichtig ist und dich anspornt, weiter zu machen. Ein paar Fragen dazu:

  • Lesen, hören oder sehen?
  • Machen oder beobachten?
  • Diskutieren oder reflektieren?
  • Täglich, wöchentlich oder kompakt in einigen Tagen?
  • Zu Hause oder an einem (schönen) Ort?
  • Unterwegs oder am Schreibtisch?
  • Gemeinsam oder alleine?

Viele neuere Formen vereinen verschiedene Methoden: Selbststudium, Übungen, Erfolgsteams und Workshops. teste es. Es gibt viele kostenfrei Schnupperkurse, die dir einen Einblick geben, ob Methodik, Plattform und Weiterbildner dich ansprechen.

Tipp #3: Finde den Weiterbildner, der zu dir passt

Unabhängig von der angestrebten Qualifikation und etwaiger Auszeichnungen oder Zertifikate des Anbieters ist der »Draht«  zu den Lehrenden wichtig. Was nützt ein Zertifkatslehrgang am renommierten Institut, wenn der Dozent eine für dich einfach grottenlangweilige Powerpointschlacht ohne Austausch- und Erfahrungszeit veranstaltet? Ebenso wenig nutzt der Kurs, bei dem du den Eindruck hast, dass der Trainer einen knappen Zeitvorsprung von einem Tag zu dir hat oder andere über böhmischer Dörfer diskutieren.

Wer bei Dir in Sachen Lernen nicht »punktet« muss nicht unbedingt fehl am Platz sein. Es gibt verschiedene Lerntypen; gepaart mit den unterschiedlichen Lernformen ist für jeden die optimale Kombination dabei.

Diese Thema wird im monatlichen Update »Karriere nach Maß« vertieft, wenn es heißt Weiter mit Bildung. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Weiterbildungszeit,
Sylvia Nickel
~~~
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Büro 4.0 (c) Sylvia Nickel

16. Juni 2017
nach Sylvia Nickel
2 Kommentare

3 Tipps für deinen Wochenrhythmus5 Minuten Lesezeit

Nicht jeder Tag gleicht dem anderen. Die meisten Dinge aber müssen einmal in der Woche erledigt werden. Eine gute Gelegenheit, jetzt über deinen Wochenrhythmus nachzudenken.

Zu Schulzeiten war er klar: der Stundenplan. In den ersten Berufsjahren machen dann viele Menschen die Erfahrung, den Kalender als Stundenplan zu begreifen und tragen all das ein, was im Grunde »nur« in den Wochenplan gehört, beispielsweise

»09:00—09:30 Uhr: E-Mail-Bearbeitung« oder

»18:00—19:00 Uhr: Lernen für die Weiterbildung« oder

»13:00—13:45 Uhr: Mittagspause.«

Die Folge: wir sind gehetzt von all diesen »Terminen« und können an unsere Belastungsgrenze kommen, denn wenn der Kalender voller Termine ist, wann wollen wir dann vor- und nachbereiten, strategische Überlegungen vornehmen, entspannen, zu uns selbst finden usw.? Diese Beispiele sind keine festen Termine mit Dritten, sondern Termine mit dir selbst. Allein die Tatsache, dass sie im Kalender stehen, baut Druck auf und erweckt den Eindruck, von Terminen gehetzt zu sein. Daher gehören sie nicht in den Kalender, sondern in deine Vorstellung vom Wochenrhythmus. Denn wenn, Du ein leeres Zeitfenster siehst und weißt, was für dich an diesem Tag wichtig ist, fühlt es sich freier an, sich bewusst in diesem freien Zeitfenster die Aktivität aufzunehmen. — Kleine Einschränkung: bei gemeinsam genutzten oder frei gegebenen Kalendern empfiehlt sich die Reservierung der Stillarbeitszeiträume.

Was ist ein Wochenrhythmus-Plan?

Der Wochenrhythmus-Plan gibt Dir eine Orientierung für regelmäßig wiederkehrende Aktivitäten. Er steht nicht im Kalender sondern ist ein Template, eine Vorlage für eine typische Woche. Wenn du ihn erlernt hast, wirst du dir optimale Zeitfenster für wichtige Aufgaben nicht selbst durch unüberlegte Terminzusagen torpedieren. Übergangsweise kannst du daher dieses typischen Zeitfenster im (gemeinsamen) Kalender als »Stillarbeit« oder »abwesend« bzw. »beschäftigt« markieren. Wichtig ist jedoch, ein Grundmuster für die optimale Woche einmal bewusst zu durchdenken.

Wochenrhythmusplan (c) Sylvia Nickel

Als Home Worker sind bei mir die Übergänge zwischen Berufs- und Privatleben fließend und so habe ich für alle Bereiche Zeitblöcke integriert, z. B.

  • Weiterbildung: Lesen von Fachliteratur und Blogs, Hören von Podcasts
  • Daten & Zahlen: Buchhaltung, Planung, Datensicherung und -abgleich
  • Marketing: Social Media, Website, Blog, Newsletter
  • Produktentwicklung: Planung von Webinaren und Workshops, Gestaltung von Guided Coworking sowie Walk & Talk
  • Versorgung: Lebensmitteleinkauf, Fuhrparkpflege
  • usw.

Hinzu gesellen sich in meinem Fall Blöcke für Kundentermine, Webinare und Webmeetings und alles, was mit dem Umsatz zu tun hat. Was sind deine wiederkehrenden Aktivitäten und wie groß sind die typischen Zeitfenster?

Tipp 1: Lege grobe Zeitfenster fest

Gerade für wichtige, nicht dringende Aufgaben fehlen häufig feste Zeitfenster. Statt jedoch diese genau von 08:00 bis 09:00 Uhr zu legen ist es besser, sich »Vormittag« zu merken. Das erhält die mentale Anpassungsflexibilität für die ungeplanten Aufgaben, die zusätzlich im Laufe eines typischen Tages herein rauschen. Daher kursiert der Zeitmanagement-Tipp in der Literatur, nicht mehr als 60% der Zeit zu terminieren.

Ich persönlich habe früher gerne etwas auf »am Wochenende« geschoben, weil ich im Wochenverlauf durch diese unvorhergesehenen Aktivitäten meine großen Zeitblöcke gen Minutentakt schwinden sah. Das führt natürlich dazu, dass entweder die Aufgabe geschoben wird oder das Wochenende mit Arbeit gefüllt ist — äußerst blöd und nicht empfehlenswert.

Tipp 2: Berücksichtige Deine Energiequellen

Es ist verführerisch, eine Woche kalendarisch zu optimieren und so viel wie möglich darin einzupacken, um beruflich voran zu kommen und geschäftlich Erfolg zu haben. Was aber ist mit deinen Energiequellen: Sport, Freunde, Familie, Hobbies? Berücksichtige Zeitblöcke, um diesen Lebensbereichen nachgehen zu können.

Ich habe mich beispielsweise zehn Jahre lang ehrenamtlich sehr stark engagiert und da war der Montag Abend ein feste Größe, ob ich beim Termin vor Ort war oder andere damit verbundene Tätigkeiten aus dem Home Office erledigt habe.

Tipp 3: Plane Pufferzeiten ein

Wer häufig Außentermine hat kennt das Problem der unvorhergesehenen Terminsaboteure: Stau, Ausfall der Bahnlinie, Verspätungen jedweder Art. Dafür gibt es Zeitpuffer. Aber auch für die Entspannung und die ganz ur-persönlichen Bedürfnisse.

Ein guter Wochenrhythmus-Plan lässt dir gemeinsam mit dem Terminkalender Freiräume, auch mal 20 Minuten länger zu pausieren oder einfach das schönen Wetter durch einen Umweg vom Büro nach Hause zu genießen.

So erstellst Du Deinen Wochenrhythmus-Plan

So kommst du zu deinem Wochenrhythmus-Plan

  1. Liste alle Tätigkeiten auf, die wöchentlich ein- oder mehrfach anfallen
  2. Prüfe, ob die bisherige Anordnung optimal ist
  3. Erstelle den Plan

Beherzige dabei:

  • Verplane nicht 100% deiner Arbeitszeit mit Meetings, Präsentationen usw.
  • Lass rund 40% deiner Zeit als Puffer für Unvorhergesehenes, nicht für die Rhythmus-Blöcke.
  • Behalte mit dem Wochenrhythmus die für dich wichtigen Aktivitäten im Fokus.

Nun gilt es, sich an diesen Rhythmus zu gewöhnen bzw. diesen zu verfestigen. Lege dazu ein Bild auf dein Smartphone, Tablet, Desktop oder drucke diesen einfach aus. Viel Erfolg.

Eine Vertiefung bietet das Webinar Wochenrhythmus im Home Office. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Ein entspanntes mobiles Arbeiten,
Sylvia Nickel
~~~
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Smartphone (c) Sylvia Nickel

26. Mai 2017
nach Sylvia Nickel
1 Kommentar

time management by smartphone4 Minuten Lesezeit

Mein Smartphone ist Uhr, Taschenrechner, Timer, Stoppuhr, Diktiergerät, Spiegel, Taschenlampe, Fotoapparat, Tracker, Tracer, Navigationsgerät, MP3-Player, Notizbuch, digitaler Assistent, E-Mail-Manager, Terminkalender, Social Media-Zugang, mobiles TV, E-Book-Reader … und telefonieren kann man damit auch 🙂 … aber wie hilft es dir in deinem im Zeitmanagement? Darum geht es in diesem Artikel.

Der Einsatz des Smartphones als Werkzeug hängt davon ab wie sehr es in deinen Alltag integriert ist:Smartphone (c) Sylvia Nickel

  1. »Ich kann gut darauf verzichten.« — Dann ist dieser Artikel eher uninteressant für dich. Vielleicht wäre das Generalbuch ein wichtiges Instrument für dein Zeitmanagement.
  2. »Mein Smartphone ist stets dabei und eine gute Ergänzung.« — Du nutzt einige Funktionen deines Smartphones und erfährst in diesem Artikel, welche weiteren nützlichen Zeitmanagement-Werkzeuge mitgeliefert werden.
  3. »Es ersetzt teilweise Notebook, Tablet oder Desktop.« — Deine Erfahrungen sind schon intensiv, aber vielleicht kennst du das andere Gimmick noch nicht.
  4. »Ich kann nicht ohne.« — Ich empfehle dir, besonders den letzten Abschnitt dieses Artikels zu lesen.

Diese Funktionen sind schon drin

Quasi von Haus aus ist dein Smartphone ein digitaler Assistent in Sachen mobiles Zeitmanagement. Dazu gehören:

  • Kamera — für schnelle Bild-Notizen.
  • Notizfunktion — für kombinierte Sprach-, Bild- und Textnotizen.
  • Wecker, Timer und Stoppuhr — unschlagbar für gezielte Erinnerungen sowie die Pomodorotechnik: Stelle dir den Timer auf einen knappen Zeitraum, um gezielt und ablenkungsfrei eine Aufgabe zu bearbeiten. Ich arbeite mit 20 Min. und 60 Min., je nach Aufgabenumfang (mehr zur Pomodorotechnik in diesem Video).
  • E-Mail — für unterwegs; dies kann sich jedoch auch als Bremse erweisen. Stelle zumindest die Push-Nachricht auf lautlos.
  • Cloud-Dienst — hiermit hast du dein Büro überall, insofern deine Daten in der Cloud liegen. Ich nutze beispielsweise Office 365 und kann mit meinem Smartphone im Zweifelsfall auch auf Powerpoint & Co. zurück greifen.

5 nützliche Apps für dein Zeitmanagement

Dein Betriebssystem bringt einige Werkzeuge mit. Mit einigen wenigen Apps kannst du noch mehr für dein Selbstmanagement aus dem Smartphone heraus holen.  Dabei gilt:

Welche App für dich die passende ist, hängt davon ab, was du steuern oder bündeln möchtest. Und dies sind fünf ausgewählte Apps, die dich im Zeitmanagement voran bringen können:

  • RescueTime — Diese App läuft auf Notebook, Tablet und Smartphone. Sie zeichnet dein Nutzungsverhalten auf. Ich empfehle RescueTime immer dann, wenn am Ende des Tages viel zu tun übrig ist. Du erkennst schnell deine Zeitfresser: Sind es stundenlange Telefonate, Chats und Messenger oder einzelne Websites, auf die du die Aufmerksamkeit und damit deine Energie lenkst?
  • Google Notizen/Keep — Der Name ist Programm und sollte so verstanden werden. Die App ist eine digitale Sammlung deiner Pins, Post-it und anderer kleiner Merker.
  • Todoist — Diese App ermöglicht dir ein komplexes Aufgabenmanagement und ist dank Plugin auch in Outlook verfügbar.
  • TimeSheet — Mit dieser Arbeitszeiterfassung siehst du, wie viel Zeit einzelne Projekte oder Aufgaben benötigen. Im Gegensatz zu RescueTime läuft es nicht automatisch mit, sondern muss manuell gestartet werden. Dafür werden die Sheets als csv in der Dropbox abgelegt.
  • 7 Weeks — Du willst Dein Verhalten verändern und dich dazu motivieren? Dieses App begleitet dich und erinnert dich auf Wunsch an deine schönen neuen good habits, beispielsweise das Informationsfasten.

Master or Servant? Wie du dein Smartphone clever nutzt

Bei all den Dingen, welche dein Smartphone zu leisten vermag, beherzige einen Tipp:

Es ist schön, vieles auf dieses kleine Kompaktwunder auszulagern: Erinnerungen an Aufgaben, Mails und Mahlzeiten. Doch wenn du nicht mehr weißt, was der nächste wichtige Schritt ist, bist du der Diener deiner Apps. Lass es nicht soweit kommen. Ein Smartphone ist und bleibt ein Werkzeug … und mal ehrlich: wer hat schon je beobachtet, dass der Hammer den Tischler beherrscht oder der Schraubenschlüssel den Mechaniker? Es ist und beliebt umgekehrt:

Eine Vertiefung bietet das Webinar Zeitmanagement by Smartphone. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Ein entspanntes mobiles Arbeiten,
Sylvia Nickel
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